28/10/2016

A importância da Gestão Documental!

A Gestão Documental assume um papel preponderante na gestão de qualquer organização.
Neste sistema são guardados todos os documentos da entidade, nomeadamente os documentos da qualidade, tais como manuais, procedimentos, normas, entre outros, permitindo uma gestão de documentos tecnologicamente avançada, flexível e integrada.

No que respeita às Normas:


NP EN ISSO/IEC 17025

“O controlo de documentos deve ser feito através de procedimentos estabelecidos e mantidos pelo Laboratório e diz respeito a todos os documentos que integram o SG, ou seja, regulamentos, normas, outros documentos normativos, métodos de ensaio e/ou calibração, desenhos, software, especificações, instruções e manuais”

ISO 9001
“Os documentos requeridos pelo sistema de Gestão da Qualidade devem ser controlados. Os registos são um tipo especial de documentos e devem ser controlados de acordo com os requisitos indicados”

ISO 14001
“Os documentos requeridos pelo sistema de gestão ambiental e pela presente Norma devem ser controlados.
A organização deve estabelecer, implementar e manter um ou mais procedimentos”

Também as normas NP EN 15189 e NP EN ISO/IEC 17020 entre outras, determinam o controle de documentos.

Que informação necessitamos?

Controlamos se os nossos documentos são validados?
Conseguimos pesquisa-los facilmente?
Há tomada de conhecimento da sua existência?
Conseguimos saber se foram consultados/acedidos?
Sabemos quais os documentos mais acedidos e por quem?
Conseguimos ver as versões anteriores?
Controlamos quem pode ver o quê?

Controlo e Extração da Informação?

Quem consulta informação?
Quem não consulta informação?
Que documentos novos temos?
Quais são os documentos mais consultados?
Quais são os documentos menos consultados?
Sabem se o colaborador X já tomou conhecimento da norma?

 
O sistema de Gestão Documental da Ambidata®, está estruturado para responder e sustentar o controle de documentos de qualquer organização. 

ALGUMAS FUNCIONALIDADES 
Definição de níveis de acesso
Notificações/avisos enviados por email
Definir períodos de revisão de documentos
Configuração de workflows de aprovação avançados
Ligação com outros documentos
Acesso web à gestão documental



Revisão de documentos
Integração da Gestão Documental
Documento submetido para revisão
Inserção comentários 
Fórum de discussão
Controlo fases do processo de revisão 
Chaves documento Check-Out - Submetido
Pesquisa conteúdo documentos
Pesquisa conteúdo Office
Pesquisa conteúdo PDF
Pesquisa mais intuitiva 
Pesquisa mais rápida (Índices e tabelas de conteúdo)
Integração Office
Inserção/Edição conteúdo em ficheiros Office na Gestão Documental
Inserção conteúdo dinâmico
Inserção em leitura de versão documento
Propriedades base e propriedades “extended” ficheiros Office para edição de conteúdo personalizado

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Ana Luisa Santos
Mkt & Media

Ambidata® 2016